Trag fondacija je posvećena transparentnom, pravičnom i odgovornom poslovanju u svim aspektima svojih aktivnosti. Ova politika pruža okvir za podnošenje, obradu i rešavanje žalbi, omogućavajući svim zainteresovanim stranama da izraze svoje nezadovoljstvo ili zabrinutost u vezi sa radom fondacije.

Ova politika ima za cilj da:

• Osigura pravično i transparentno rešavanje žalbi
• Omogući svim zainteresovanim stranama da iznesu svoje primedbe i žalbe,
• Unapredi kvalitet rada fondacije kroz analiziranje i rešavanje pritužbi.

Ova politika odnosi se na sve fizičke i pravne aktere koje imaju poslovni ili pravni odnos sa Trag fondacijom, uključujući korisnike grantova, volontere, partnere, dobavljače, kao i korisnike digitalnih platformi fondacije.

Politiku žalbe možete pogledati ovde.

Uputstvo kako da pošaljete žalbu se nalazi ovde.

Kako podneti žalbu Trag fondaciji

Da biste podneli žalbu Trag fondaciji, pratite sledeće korake:

1. Priprema žalbe

Pripremite osnovne informacije koje će vam biti potrebne za podnošenje žalbe:

• Opis problema: Detaljno objasnite situaciju koja je izazvala vaše nezadovoljstvo. Uključite relevantne činjenice, kao što su datum i mesto incidenta, imena osoba uključenih u situaciju (ako su poznata), i druge važne detalje.
• Dokazi: Pripremite sve dokaze koji podržavaju vašu žalbu, kao što su dokumenti, email komunikacija, fotografije ili svedočanstva.

2. Način podnošenja žalbe

Možete podneti žalbu na nekoliko načina:

• Elektronska forma: Posetite sajt Trag fondacije i pošaljite email na zalbe@tragfondacija.org
• NAPOMENA: Za pravna lica je takođe potrebno dostaviti IZJAVU ZAKONSKOG ZASTUPNIKA

3. Obavezni podaci

U vašoj žalbi je potrebno da navedete sledeće informacije:

• Ko?: Navedite imena uključenih lica (ako znate).
• Šta?: Opišite situaciju ili problem.
• Gde i kada?: Uključite datum i mesto gde se događaj desio.
• Dokazi: Pružite sve relevantne dokaze koji podržavaju vašu žalbu.
• Obavezna dokumenta: Dostavite sva potrebna dokumenta za administrativno prihvatanje vaše žalbe koja us tražena u procesu. Tokom samog procesa, Trag fondacija ozadržava pravo da traži dodatnu dokumentaciju kako bih uradila analizu žalbe čime se rok za analizu pomera onoliko dana koliko je dostava dokumentacije trajala kao i rokovi za celokupno sporvpđenje procesa žalbe.

Potvrda prijema žalbe i proces rada

Jednom kada podnesete žalbu, sledeći koraci nastupaju:

• Potvrda prijema: Nakon podnošenja, dobićete potvrdu o prijemu u roku od 5 radnih dana.
• Službenik za administriranje žalbe: Odgovorna osoba u Trag fondaciji preuzima proces žalbe i informiše vas o istom.
• Analiza žalbe
• Traženje dodatne dokumentcaije, ukoliko je potrebno
• Tim za Žlabe donosi odluku
• Pozitivan/negativan odgovor – obaveštenje se šalje podnosiocu

Ključne tačke

• Pravednost i nepristrasnost su ključni principi u postupku rešavanja žalbi.
• Svi podaci ostaju poverljivi, bez obzira na ishod.
• Podnosilac žalbe ima pravo na ponovnu evaluaciju i može koristiti različite kanale za eskalaciju problema.

Standardni rokovi

• Potvrda prijema: U roku od 5 kalendarskih dana.
• Početna evaluacija: Obično do 10 kalendarskih dana.
• Istraga i odlučivanje: Može trajati do 30 kalendarskih dana.
• Donošenje odluke: Obično u roku od 30 do 60 kalendarskih dana od podnošenja.